• Saludo. En primer lugar deberemos saludar al interlocutor y tener en cuenta la hora que será en su país. Por lo tanto utilizaremos “good morning” en caso de que en el destino al que estamos llamando sea antes del mediodía y “good afternnon” en caso de que sea más tarde. Si por algún motivo la llamada se realiza a partir de las 19 horas, deberás empezar la conversación con “good evening”. Te recomendamos que no utilices saludos coloquiales como “hi” o “hello”.
  • Presentación. Podemos esperar a recibir el saludo o directamente presentarnos; para ello, diremos nuestro nombre y nuestro cargo en la empresa, de esta forma diremos a su vez el nombre de la compañía por la cual vamos a hablar en su nombre. Para esto utilizaremos “It’s” o “this is” delante de nuestro nombre y posteriormente diremos “from” y el nombre de nuestra empresa.
  • Con quién queremos hablar. Aunque estemos seguros de que la persona que nos ha descolgado el teléfono es con la que queremos contactar, deberemos preguntar por ella. “Can I speak with” y diremos su nombre, acompañado de un amable “please” para hacer más educado nuestro tono de voz. También sería correcto decir el nombre y apellidos de la persona a la que buscas y añadir un “please” y entonación interrogante para saber que estás preguntando por ella.
  • El motivo de la llamada. Llegó el momento más ‘peliagudo’ de la conversación en inglés, explicar el motivo de la llamada. Al tratarse de un asunto de negocios es conveniente que previamente hayas consultado el vocabulario básico de tu sector profesional, no sólo para su correcta pronunciación y que te entienda el interlocutor, sino para que tú también sepas de qué habla la otra persona. Comenzaremos la frase con un sencillo “I’m just calling to” y a continuación expresas aquello que necesitas.
  • Confirma que lo has entendido. Muchas veces las llamadas de trabajo que realizamos en nuestro propio idioma nos pueden resultar confusas, y antes de colgar comprobamos con el interlocutor que los conceptos han quedado claros. Con más razón todavía en una llamada de negocios en inglés deberás asegurarte que has entendido lo expuesto por la otra persona. Puedes utilizar una frase simple como “Please, let me confirm” y añadir a continuación aquello que te hace dudar.
  • Despedida. Si ha sido una llamada para concertar una cita, termina recordándole qué día os veréis con: “see you on” y añade la fecha de la reunión. Si simplemente ha sido una conversación para aclarar algún tema, agradécele el tiempo que ha utilizado en atenderte con un “thank you for your time”. También puedes acabar con una educada despedida diciéndole que ha sido un placer hablar con él utilizando “it’s been a pleasure talking with you”.

Coger una llamada en inglés

¿Y qué ocurre si eres tú el que descuelga el teléfono y te están hablando en inglés? Puedes utilizar una estructura similar en la conversación al inicio: saludar, presentarte y decir tu cargo en la compañía. Si pregunta por alguien en concreto podrás limitarte a pasar la llamada, pero si quiere consultar algo con la compañía contigo deberás atenderle ya que puede ser un futuro cliente para la empresa. No debes ponerte nervioso, coge mientras estás al teléfono una hoja y papel y anota aquellas palabras claves de lo que te está diciendo. Si te sientes muy perdido y ningún otro compañero puede ayudarte, pide al interlocutor un momento y busca rápidamente el significado de dichas palabras para entender qué es lo que necesita y con qué departamento debes remitirle. No dudes en pedir que repita lo que ha dicho utilizando “could you repeat that?”, pídele que hable más despacio diciendo “can you speak more slowly?” o si crees que es imposible comunicaros pídele que llame más tarde preguntándole “can you call us later?”.